Mẫu phiếu xuất kho file Excel, Word theo Thông tư 133, 200

1. Chứng từ nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là chứng từ quan trọng để xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đã nhập kho. Việc theo dõi cẩn thận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, hàng hóa cho từng bộ phận trong doanh nghiệp là rất quan trọng, vì nó làm cơ sở cho việc tính chi phí sản xuất, tính giá thành, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và như đánh giá việc sử dụng vật liệu. Điều này cũng giúp quản lý tỷ lệ tiêu thụ và tiến hành kiểm tra việc sử dụng. Mẫu hóa đơn kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là Mẫu số. 01-VT dùng để theo dõi tình hình bảo quản hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm…

2. Mẫu lưu trữ cũ 02-VT theo thông tư 200:

– Họ và tên người nhận: ………… Địa chỉ (bộ phận)…………………….

– Lý do lưu kho cũ: ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….

– Xuất kho (phân lô): ………………..Địa điểm……………………..

– Tổng số tiền (bằng chữ): ………………………………………………………………………………………

– Số hồ sơ gốc kèm theo: …………………………………………………….

3. Ví dụ về hồ sơ lưu trữ cũ 02-VT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

– Họ và tên người nhận: ………… Địa chỉ (bộ phận)…………………….

– Lý do lưu kho cũ: ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….

– Xuất kho (phân lô): ………………..Địa điểm……………………..

– Tổng số tiền (bằng chữ): ………………………………………………………………………………………

– Số hồ sơ gốc kèm theo: …………………………………………………….

4. Hướng dẫn cách viết hóa đơn kho trên Word:

Để tạo ghi chú phát hành chia sẻ bằng tệp Word, cần tuân thủ các phương pháp và trách nhiệm sau:

– Góc trái phiếu xuất kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận công văn đi. Phiếu xuất kho này được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng kho, dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc theo mục đích sử dụng.

– Khi lập biên bản nhập kho cũ cần ghi rõ thông tin người nhận, tên, đơn vị (bộ phận), số và ngày lập hóa đơn, lý do xuất kho, nhập kho nguyên liệu, công cụ, công cụ, v.v. và hàng hóa.

– Các cột A, B, C, D trên phiếu phải ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, chất lượng, mã hiệu và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

– Cột 1 ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu của đơn vị (bộ phận) sử dụng xuất kho.

– Thủ kho phải ghi số lượng thực tế xuất kho vào cột 2 (số lượng này có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

– Kế toán phải ghi đơn giá (tuỳ theo quy định kế toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng ngoài kho (cột 4 = cột 2 x cột 3) . ).

– Dòng Cộng phải ghi tổng số lượng thực tế của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đang xuất kho.

– Dòng “Tổng số tiền ghi bằng chữ” ghi tổng số tiền ghi bằng chữ trên phiếu xuất kho.

Việc tuân thủ các phương pháp và trách nhiệm trên giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của phiếu xuất kho, giúp quản lý tồn kho và tính giá thành sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm soát việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả.

Để đảm bảo cho việc tính giá thành sản phẩm và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả, doanh nghiệp nên lập phiếu xuất kho bằng file word. Phiếu xuất kho này phải thể hiện rõ các thông tin như tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho, số và ngày của hóa đơn, lý do xuất kho, kho chứa vật tư, công cụ, dụng cụ và các công cụ và sản phẩm được phát hành. , hàng hóa.

Đối với từng mặt hàng xuất kho, phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các thông tin như số thứ tự, tên hàng, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã hiệu, đơn vị tính. Cột 1 ghi số lượng yêu cầu xuất kho, cột 2 ghi số lượng thực tế xuất kho, cột 3 và 4 ghi đơn giá và trị giá tiền mặt tương ứng của từng mặt hàng xuất kho. Dòng cộng ghi tổng số tiền hàng xuất kho và dòng “Tổng số tiền bằng chữ” ghi tổng số tiền ghi bằng chữ trên phiếu xuất kho. Phiếu phát hành cổ phiếu phải được lập thành 3 bản, sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng hiện có của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho.

+ Liên hệ 1 được lưu trong phần bình chọn

+ Liên 2 được thủ kho lưu lại để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi sổ kế toán.

+ Liên 3 do người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa lưu giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

5. Thông tin ghi trên phiếu xuất kho từ file Excel:

Để ghi thông tin đầy đủ và chính xác vào phiếu xuất kho Excel, chúng ta cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ và đóng dấu đơn vị vận chuyển vào góc trái của trang.

Bước 2: Sử dụng công cụ Textbox (Insert -> Textbox) để tạo hộp thoại và chỉ định mẫu phiếu cùng các thông tin cơ bản khác. Sử dụng công cụ này giúp bạn dễ dàng định vị các hộp thoại bất kể chiều rộng cột của Excel.

Bước 3: Ghi rõ ngày, tháng, năm công ty xuất kho.

Bước 4: Ghi rõ số lượng phiếu giao hàng.

Bước 5: Định khoản Nợ và Có tài khoản.

Bước 6: Ghi rõ họ tên người nhận vật tư, công cụ, thiết bị, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.

Bước 7: Ghi rõ thông tin hóa đơn xuất kho hoặc số đơn hàng tại ô Lý do xuất kho.

Bước 8: Ghi rõ tên kho và địa chỉ kho nơi xuất nguyên liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tại mục Xuất nhập kho (phân lô)… địa điểm…

Bước 9: Ký vào phần cuối Phiếu xuất kho bằng excel của nhà sản xuất, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng (hoặc bộ phận làm việc này) và giám đốc.

Hướng dẫn lập phiếu nhập kho hàng hết hạn sử dụng trên phiếu nhập kho Excel như sau:

Cột A, B, C, D: Ghi chi tiết số thứ tự, tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số, đơn vị hạch toán của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.

Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, thiết bị, sản phẩm, hàng hóa do bộ phận hoặc đơn vị sử dụng yêu cầu xuất kho.

Cột 2: Ghi số lượng hàng thực tế đã xuất đi.

Cột 3, 4: Ghi đơn giá, giá thành của từng loại vật tư, công cụ, thiết bị, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (Công thức: cột 4 = cột 2 x cột 3).

Cột “Cộng”: Ghi tổng số tiền thực tế xuất kho của vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa hiện có.

Cột “Tổng số tiền (bằng chữ)”: Nhập số tiền tại hàng “Cộng” trong Phiếu xuất kho Excel bằng chữ để đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót trong quá trình sử dụng.

Với cách nâng kho hàng hóa này, doanh nghiệp sẽ có một bảng xuất kho trên excel đầy đủ và chính xác để quản lý và kiểm soát việc nhập xuất hàng hóa.

6. Một số lưu ý với sheet xuất Excel:

Để thực hiện công việc kế toán kho trên Excel hiệu quả, trong quá trình làm việc cần lưu ý một số điểm sau:

– Tờ trình trên Excel phải được lập thành 3 bản.

Liên 1: Do Bộ phận kiểm phiếu duy trì.

Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, thiết bị, sản phẩm, hàng hóa được lưu giữ để theo dõi tại bộ phận sử dụng.

Sau khi lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xác nhận sau đó gửi giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt. Lúc này người nhận sẽ cầm tờ xuống kho để lấy hàng từ kho.

Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng hiện có của từng loại hàng, thời gian xuất kho (ngày, tháng, năm) và cùng người nhận (ghi rõ họ tên) ký vào Phiếu xuất kho.